Privacyverklaring

Privacyverklaring

In onderstaande tekst wensen wij, jongerengroep Klimdraad Poperinge, meer informatie te verschaffen over hoe wij omgaan met de gegevens van onze (oud-)leden en de privacyrechten voor alle betrokkenen in het kader van de GDPR-wetgeving. Klimdraad houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Als lokale jongerenvereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van bepaalde persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens.

1. Identiteit van de organisatie

Klimdraad Poperinge

Waarvan de hoofdzetel gelegen is te Poperinge

Aangesloten bij en verzekerd via IJD, Jongerenpastoraal Vlaanderen

Naam, en e-mailadres van de contactpersoon: Veerle Christiaen, klimdraad@gmail.com

1. Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, en personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.

1. Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door Klimdraad verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• Ledenadministratie en dienstverlening aan leden
• Dekking via verzekeringen (wettelijke verplichting)
• Deelname aan activiteiten
• Versturen van informatie, nieuwsbrieven en uitnodigingen
• Het bekomen van subsidiëring (wettelijke verplichting)
• Betaaldiensten
• Een archief bij te houden

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

• Naam en voornaam, adres, gsm- en/of telefoonnummer, e-mailadres
  • Doel: interne communicatie en overleg (nieuwsbrief, inschrijven voor optredens en activiteiten, algemene info) teneinde een goede werking van de organisatie te kunnen bewerkstelligen en inhoudelijke verbeteringen te kunnen aanbrengen waar mogelijk.
• Geboortedata en/of rijksregisternummer
  • Doel: zich wettelijk in orde stellen met verzekeringen en andere officiële instanties
• Medische gegevens, in zoverre deze door de leden/ouders/voogd vertrouwelijk meegedeeld worden in het kader van kamp en andere activiteiten
  • Doel: individuele opvolging en welbevinden van de leden

Deze info wordt in geen geval kenbaar gemaakt aan niet-verantwoordelijken of personen niet-gerelateerd aan het bestuur.

• Niet-gericht en gericht beeldmateriaal, zowel individueel als in groep, betreffende optredens, ontspanningsactiviteiten en andere evenementen in het geheel van de organisatie
  • Doel: werving, archiefwerkzaamheden, publicatie op de website of in zelf aangemaakte fotoboeken, media en publiciteit
• Gegevens over muzikale achtergrond en kennis van de leden
  • Doel: werving en ondersteuning
• Gegevens van ouders (naam en voornaam, e-mailadres en telefoonnummer)
  • Doel: contact in noodgevallen, communicatie van activiteiten en allerhande informatie, toestemming voor minderjarigen
• Andere bijkomende informatie die nuttig kan zijn voor de werking van de vereniging, in zoverre deze door de betrokkenen zelf meegedeeld worden.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. De organisatie verklaart deze gegevens vertrouwelijk te behandelen en onder geen beding ter beschikking te stellen aan onbevoegden, volgens de wettelijke bepalingen inzake privacyregelgeving.

1. Oorsprong, correctheid en termijn van de gegevens

Leden worden bij inschrijving gevraagd hun gegevens te noteren en de organisatie op de hoogte te stellen bij wijzigingen, teneinde de goede werking van de vereniging niet in de weg te staan. De organisatie gaat ervan uit dat de gegevens van actieve leden up-to-date blijven volgens hun eigen verantwoordelijkheid.

Wanneer zij niet meer tot de organisatie behoren, worden de gegevens van genoemde leden nog bijgehouden gedurende de wettelijk bepaalde termijn van 30 jaar, in het kader van reünies en verenigingsgerelateerde feestelijkheden.

Foto’s blijven ook na die termijn nog aanwezig in het archief en op de website, en kunnen opnieuw getoond worden bij speciale gelegenheden of andere feestelijkheden van de organisatie.

Sympathisanten worden verzocht alle nuttige informatie te verschaffen voor een goed verloop van de activiteiten en het organiseren van optredens.

Er worden geen gegevens genoteerd vanuit openbare bronnen of via informatie door derden.

De organisatie staat niet in voor correctheid van de gegevens voor zover deze niet door de betrokkenen zelf verschaft worden.

1. Verwerking van de gegevens

De verzamelde gegevens worden enkel gebruikt voor de doeleinden zoals hierboven vermeld. Zij worden schriftelijk verzameld en bijgehouden door het bestuur van de organisatie. Enkel het bestuur heeft toegang tot deze gegevens en verklaart deze slechts aan te wenden in het ruimere kader van de organisatie.

Er wordt gebruikgemaakt van een externe dienstverlener voor:

• aansluiten bij verzekeringen en andere wettelijke verplichtingen (bv. politieonderzoek)
• digitaal verspreiden van nieuwbrieven
• verzorgen van (financiële) administratie en sociaal secretariaat

Hierin wordt steeds het nodige gedaan om beveiliging en vertrouwelijke behandeling van de persoonlijke gegevens te waarborgen.

1. Toelichting legaliteit gegevensverzameling

De verstrekking van persoonsgegevens is – met uitzondering van gerichte foto’s, medische gegevens en eventuele bijkomende informatie – een noodzakelijke voorwaarde voor de werking van de vereniging.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Verwerking van deze gegevens gebeurt enkel na uitdrukkelijke en actieve toestemming van de betrokkene, kenbaar gemaakt door het schriftelijk verstrekken van de nodige informatie.

Betrokkenen kunnen niet verplicht worden deze gegevens aan de organisatie te verstrekken en behouden het recht de verwerking ervan te kunnen herroepen. Zij verklaren zich tevens akkoord de goede werking van de organisatie niet in de weg te staan. Niet-verstrekking van (wijzigingen inzake) contactgegevens kan bv. tot gevolg hebben dat leden niet of niet tijdig op de hoogte worden gesteld van activiteiten binnen of buiten de organisatie.

1. Toegankelijkheid van de gegevens

De verzamelde persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan onbevoegden en hebben als voornamelijk doel de interne verwerking ervan. Namen en adressen worden gedeeld met verzekerings- en overkoepelende instanties volgens wettelijke verplichtingen.

Schriftelijke en digitale informatie blijft opgeslagen bij het bestuur, die zich verbonden weet met de nieuwe privacywetgeving dd. 05/2018. Vanuit dit bestuur is ook een algemeen mailadres van de organisatie in gebruik dat enkel voor hen toegankelijk is via wachtwoord.

Foto’s worden gepubliceerd op de website of verspreid via flyers of in de lokale media inzake werving en publiciteit rond de organisatie.

1. Clausule inzake rechten

Leden en hun ouders/voogd kunnen de organisatie ten allen tijde verzoeken om inzage, rechtzetting, wijziging, vernietiging en beperking van de verwerking van hun eigen gegevens. Zij kunnen ook na verwerking bezwaar aantekenen bij de organisatie zelf, die zich ertoe verbindt hierover intern overleg te plegen en volgens algemene besluiten de nodige wijzigingen aan te brengen.

U heeft ten allen tijde recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben, alsook recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. U heeft het recht op verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. Tevens kunt u verzet aantekenen tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden (bv. uitschrijven uit e-mails).

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

1. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

commission@privacycommission.be

1. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Klimdraad kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

De laatste wijziging gebeurde op 5 augustus 2018 te Poperinge.